Skrevet av: Michelle Gustavsen Pedersen og Jenny Abrahamsen

Hos Aventia jobber vi kontinuerlig med å forbedre våre løsninger, og den siste oppdateringen av Automatisk Varainnkalling har vært et spennende prosjekt som har gitt oss verdifulle erfaringer. Denne oppdateringen har både vært et stort steg fremover for vår løsning, men også en viktig læringsprosess for hvordan vi vil jobbe med fremtidige prosjekter. For oss har det vært avgjørende å sikre at løsningene våre møter brukernes faktiske behov. Derfor gjennomførte vi brukerintervjuer for å avdekke hvilke ønsker og utfordringer kundene hadde med den nye funksjonen vår. Ingen tilbakemeldinger er bedre enn de vi får fra kundene selv, og vi har jobbet nøye med å ta disse til oss. Brukerundersøkelsene avdekket et sterkt behov for en digital og enkel løsning for registrering av forfall og delvis forfall, samt en funksjon som viser om innkallelser er sendt til medlemmer, svarfrister for varamedlemmer og påminnelser om møtene til medlemmer. Løsning på disse problemstillingene vil ikke bare forenkle møtesekretærenes arbeid, men også gi dem bredere oversikt og bedre kontroll før møtene starter.

Dette prosjektet har gitt oss en fantastisk mulighet til å videreutvikle og teste nye arbeidsmetoder. Vi har fått bekreftet hva som fungerer veldig godt, og vi har identifisert områder hvor vi kan løfte oss enda mer i fremtiden. Samarbeidet mellom salg, design og utvikling har vært en stor suksess, og takket være innsikt fra våre brukere har vi kunnet fokusere enda mer på brukervennlighet. Dette vil vi ta med oss videre for å sikre at vi alltid leverer den beste løsningen til kundene våre i fremtidige prosjekter.

 

Læringskurve

Vi har gjort mange gode fremskritt underveis i dette prosjektet. Vårt fokus på tett samarbeid mellom design- og utviklingsteamet har vært viktig for å sikre at designene kan gjennomføres teknisk. Vi har også fått utnyttet vår grafiske designers kunnskap om brukervennlighet og brukergrensesnitt til det fulle.

Med hvert prosjekt lærer vi mer om hvordan vi kan jobbe bedre sammen. Prosjektet med Automatisk Varainnkalling har gitt oss mange nyttige erfaringer som vi tar med oss videre for å gjøre fremtidige prosjekter enda bedre.

 

De nye funksjonene

Så hva er nytt med Automatisk Varainnkalling? Automatisk varainnkalling har vært en del av vår løsning tidligere, men vi har nå gitt den et stort løft både design- og funksjonsmessig.

Blant de mest spennende forbedringene er en ny statusoversikt for innkallelser. Administratorer har nå full kontroll over når innkallelsen er sendt, og om den har nådd mottakeren via e-post eller SMS (dersom SMS-innkallelse er i avtalen til kunden). Om det oppstår problemer med en innkallelse, vil administrator kunne se dette.

Vi har også forbedret oversikten over medlemmer, slik at det nå er enklere å administrere forfall og se hvilke varamedlemmer som skal møte opp. Som flere av våre kunder har ønsket, har vi nå kommet med mulighet for medlem å sette delvis forfall som gjør det mulig å kalle inn varamedlemmer kun til det tidspunktet hvor det er meldt forfall. Ved innkallelse av varamedlem vil det nå være mulig å sette svarfrist. Den fungerer slik at hvis et varamedlem ikke melder forfall innen fristen, vil de automatisk bekrefte sin deltakelse. Dersom et varamedlem melder forfall før fristen, kan man gjennom sine innstillinger velge selv om det skal sendes automatisk ny innkallelse til neste varamedlem i rekken, eller om man ønsker å gjøre dette manuelt.

Snart lanserer vi også muligheten for å sende påminnelser, hvor administratorer kan sende ut påminnelser et gitt antall timer før møtet starter til medlemmene. I tillegg vil funksjoner som kommer i fremtiden inkluderer muligheten til å tilpasse innkallingstekst og påminnelser for hvert møte, laste ned oppmøteprotokoll som PDF, og muligheten til å invitere uavhengige deltakere.

 

Takk!

Med den nyeste oppdateringen av Automatisk Varainnkalling er vi stolte over å introdusere betydelige forbedringer som gjør administrasjon av møter enklere og mer effektiv. Vi takker våre brukere for deres verdifulle tilbakemeldinger og ser frem til å fortsette å forbedre og tilpasse våre løsninger.

Takk for at du følger vår utvikling!